小组和企业协作平台

小组和企业协作平台

技术解决方案摘要

发表日期：2004 年 5 月

从个人、小组、团队和企业等各个层面来看，协作对于提高工作效率都是不可或缺的。Microsoft 拥有的协作平台基于“Microsoft® SharePoint™ 产品和技术”，可以为信息工作者提供丰富的服务，而同时可以降低 IT 成本。

状况

  • 存储内容方面过于繁多的选择令信息工作者感到困惑。
  • 小组需要公用的协作进程来有效地一起工作。
  • 为多个存储和协作平台提供支持对于 IT 人员来说代价高昂且很复杂。

解决方案

OTG 拥有一个全局协作平台，该平台可支持个人存储、小组 Web 站点、团队和部门的门户以及企业服务。

优点

  • 个人存储得到简化。
  • 使用熟悉的、用于提高工作效率的工具和技术进行丰富的小组协作。
  • 通过存储合并和集中的平台支持来降低 IT 成本。

产品和技术

  • Microsoft Windows SharePoint Services
  • Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003
  • Microsoft Office Edition 2003
  • 带有“Internet 信息服务 6.0”和 Active Directory 的 Microsoft Windows Server 2003
  • Microsoft SQL Server  2000
  • Microsoft Operations Manager 2000

如果您代表企业尝试维护或创建信息资产的秩序，而又不希望带来额外的长期成本，请阅读本白皮书，以了解有关 Microsoft 部署的协作平台的信息，并考虑类似的解决方案是否会使您的企业受益。本摘要是为企业 CIO 以及那些负责 Web 站点和协作解决方案的业务和技术决策者编写的。本文结尾处列出的相关文档提供了有关这些技术在 Microsoft 内部的部署和应用的其他详细信息。

信息技术的发展为信息工作者提供了收集、创建和存储大量知识资产的能力。由于信息工作者从企业信息中提取价值，因此有效的“知识网络”是对他们提供管理和支持所必需的。Microsoft 的“运营与技术组”(OTG) 发现了员工在内容管理方面的关键问题，并且设计了解决方案来改善企业中的协作环境。OTG 部署了一个集成的协作平台，该平台可以增加价值，而不需要对最终用户进行大量的培训。该平台集成了用户熟悉的工具、方法和 IT 基础结构，同时将相关的内容在平台中关联起来。对于该平台的设计而言，可扩展性和易管理性是主要的 IT 驱动因素。

目前，OTG 确保位于全球 400 多个 Microsoft 地点的大约 50,000 名员工、5,000 个承包商和 17,000 个供应商能够有效地工作。OTG 提供从最终用户支持和电信管理到服务器和网络操作的广泛服务。能够提供小组和企业协作平台无疑是理想的目标。

除了在内部运行全球 IT 服务，OTG 还致力于在将 Microsoft 企业产品发布给客户之前，在生产环境中对这些产品进行测试。这种做法可确保产品会进行调整，以应对其他大型企业的业务挑战。OTG 的客户服务任务会扩展到通过本文这样的白皮书来共享它的早期使用者体验。截止到编写本文时，OTG 正在考察“SharePoint 产品和技术”在 Microsoft 内部的部署。本白皮书概述了最新的 OTG 平台、策略和体验。

状况

Microsoft 的员工在存储内容时有很多种选择。存储选项的数量和类型之多令信息工作者感到无所适从，令 OTG 员工因解决如此众多平台的支持和维护需求而疲于奔命。图 1 说明了信息工作者可以使用的一些常见选择以及面对这些选择的信息工作者的反应。

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图 1   在部署该平台之前，信息工作者和 OTG 员工面临着太多的存储选项

信息工作者面临的挑战

信息工作者被迫就如何更好地使用技术做出决定，而不能将精力集中在他们的核心业务上。对于 OTG，以下做法显然似乎更好：让 IT 人员对系统和技术进行设置，以便有效地管理信息，而不是让工作者偏离其主要任务。OTG 解决了以下几个方面的挑战：

工作者存储内容时面临着太多的选择。   当 Microsoft 信息工作者从 Microsoft Office Professional Edition 2003 保存文档时，他们必须自问：

  • 该内容是否与整个公司相关？
  • 内容本身是否适合协作？
  • 脱机时我是否需要处理该内容？
  • 我是否需要维护版本历史记录？
  • 该内容是否可以发布了？
  • 该内容、受众或者状态等特性是否要随着时间的推移而改变？
  • 工作者在决定了内容存储位置之后，他们必须记住该位置，以便可以在希望参考、修订或删除它时再次找到它。
  • 小组必须学习互相协作。   Microsoft 中的多数协作工作都是在小型工作小组中进行的。随着小组的形成和变动，他们需要能够方便地创建一个能够支持公用进程和存储信息的结构，以便于查找、可靠地使用和备份。虽然电子邮箱是一个常见的协作工具，但是当版本历史记录非常重要时或者当信息必须定期发布给广泛的受众时，电子邮箱就不是很有效。小组的新成员或小组外部的观察者不能很方便地搜索或浏览存储在电子邮件中的历史记录信息。
  • 工作者难以找到与其工作相关的信息。    Microsoft 有 26,000 个 SharePoint Team Services 小组站点。虽然在这些站点之间存在逻辑关系，但是无法查看或组合相关站点。最常出现的情况是，工作者不得不在自己的设备上从数千个站点、文件共享和公用文件夹中确定与其项目最相关的前 10 个到前 12 个来源。Intranet Web 搜索可以确定其中的许多来源，但是这些来源会列在大量不相关的搜索结果之中。信息工作者需要知道：
  • 在何处查找最相关的小组站点（例如，其部门中其他小组的站点）。
  • 企业搜索结果包括相关的最新内容。

小组需要将精力放在业务上，而不是放在 IT 问题上。   在公司内，许多小组都独立解决类似的问题（例如，如何在站点内部和站点之间进行搜索，以及标识指向相关的小组和组织站点的链接）。这些工作是多余的，与项目目标不直接相关。实际上，这些额外的任务通常会妨碍小组的工作，使其难以达到项目目标。

Product and Technology Name Key

该技术最初是作为 SharePoint Team Services 发布的，现在已经作为 Windows SharePoint Services 发布。

该产品最初是作为 SharePoint Portal Server 2001 发布的，现在已经作为 Office SharePoint Portal Server 2003 发布。

IT 人员面临的挑战

根据管理现有平台的经验，OTG 希望解决下列可扩展性、重复、成本和支持挑战：

平台无法升级到企业级。   虽然 2001 年部署的承载 SharePoint Team Services 的平台能够很好地支持小组，但它不是为管理数千个站点而设计的。随着在 Microsoft 中越来越多地采用小组站点，维护一个企业级的平台就产生了困难。

平台冗余。   存在多个替换存储平台，它们的某些功能互相重叠。表 1 说明了许多共同拥有所有功能的平台。在能够很好地集成在一起的六项功能中，“SharePoint 产品和技术”提供了五项功能。

表 1   由 OTG 支持的存储和协作平台的典型*应用

平台功能 以前的存储平台 当前的平台
  本地硬盘 “我的文档”重定向服务 文件共享 Exchange 电子邮件 Exchange 公用文件夹 Web 站点 SharePoint 产品和技术
脱机存储 √ √   √ √    
共享 v   v v v v v
文件版本控制             v
备份服务   v v v v   v
Office 集成 v v v v v   v
易于创建 v     v     v

*  这些平台的典型应用可能因受众而异。

存储成本高昂。  因为磁盘空间在许多平台之间分布，所以每个存储设备上的多余空间都无法由其他平台访问。最终结果是在企业中存在大量未使用的磁盘空间。而且，在如此多的内容中，总是有一定百分比的内容不再相关。但是，OTG 无法根据数据来确定哪些站点仍相关和活动。因为，如果 OTG 不知道内容是否相关以及它的所有者，就无法淘汰或归档它，所以 OTG 增加了存储并承担了额外硬件和支持的费用。

支持过程不连贯。   因为 OTG 中的各个小组拥有不同的存储平台，所以对于存储技术没有一致的支持过程。例如，文件共享、“我的文档”重定向服务、Exchange 和“SharePoint 产品和技术”各有各的独立升级途径。OTG 扩展到维护许多系统，每个系统都有重要但并非全球的受众。同时，对于并不关心支持小组的组织方式的用户来说，不能及时得到支持会让他们感到很烦恼。

技术解决方案

一个 OTG 小组接受了任务，要设计出改善 Microsoft 协作环境的解决方案。简言之，该小组确定了以下策略：

  1. 创建一个可供每个员工存储私人数据和共享数据的个人站点（在 SharePoint Portal Server 用户界面中称作“我的站点”）。
  2. 使协作平台便于通过熟悉的内容应用程序 (Office Professional Edition 2003) 进行访问。
  3. 提供自动组织相关小组站点的门户，并在门户内提供内容服务（例如，搜索和通知）。
  4. 创建一组可由企业中的信息工作者使用（与工作者所在的位置或组织无关）的共享服务。
  5. 设计端对端信息工作者和 IT 通讯、培训和支持过程。
  6. 将存储合并到存储区域网络 (SAN) 上并设计服务结构以降低每 GB 的成本并提供可扩展性和服务的高可用性。
  7. 创建策略和过程以管理未使用和不相关内容随时间的推移而过期这一现象。

产品

OTG 选择使用多个 Microsoft 产品来实现其平台。以下产品属于该平台并且会直接影响用户的体验：

  • Microsoft Windows Server™ 2003，带有“Internet 信息服务 6.0”和 Active Directory® 目录服务。

    • Windows SharePoint Services，提供协作的基本单元，即小组站点。
    • Internet Explorer version 6.0，员工可利用这个熟悉的客户程序来访问协作平台上的信息。
  • Office SharePoint Portal Server 2003，提供能够聚集链接到门户的小组站点并使门户中的内容可单独进行搜索的功能。SharePoint Portal Server 还对门户上的内容进行爬网以生成搜索索引。
  • Office Professional Edition 2003，Microsoft 中可供创建内容的主要软件程序，它提供与 Windows SharePoint Services 的关键集成，从而减少了与他人协作所需的时间和精力。

另外，OTG 还使用以下技术来支持和管理该平台：

  • Microsoft SQL Server™ 2000
  • Microsoft Operations Manager 2000 Service Pack 1
  • “存储区域网络”(SAN) 中专用的企业存储器

逻辑结构

该设计中包括以下逻辑组件，这些组件协同工作以满足信息工作者的需要：

  • 小组站点。   Microsoft® Windows SharePoint Services 为各种类型的站点（OTG 通常称之为小组站点）提供模板。小组站点可以与一个门户相关联并提供基本的协作功能（例如，文档库、讨论和列表）。
  • 门户。   使用 SharePoint Portal Server 2003，门户可以与一个父门户直接关联。例如，门户管理员可以将组织有关员工福利信息的门户与更广泛的人力资源门户相关联。
  • 共享服务。   门户可以使用共享服务，这些共享服务包括企业范围的搜索、内容更改通知、基于规则的受众定义、用户配置文件 和个人站点。用户配置文件包括：从 Active Directory 导入的属性、用户编写的文档的链接、用户所属小组站点的链接，以及用户已经共享的链接。

小组站点、门户和共享服务组合在一起，形成一个便于在 Microsoft 内进行信息共享和提取的 Intranet 环境。由于“SharePoint 产品和技术”使用大家熟悉的 Web 用户界面 (UI)，所以信息工作者在与不同的小组和团队协作时，能够获得一致的体验。

图 2 说明了小组站点、门户和共享服务是如何互相关联的。

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图 2   OTG 协作平台的逻辑结构

服务组件

以下各节介绍了该平台的组件如何协同工作以满足信息工作者的要求。虽然每个组件都主要解决一种类型的需要，但是所有组件都作为整个协作平台的一部分来互相补充。另外，最后一节“安全性”适用于所有组件。

小组协作

通过更好的 Office Professional Edition 2003 集成、“文档工作区”和“会议工作区”站点，以及链接到相关门户的能力，Windows SharePoint Services 中的小组站点得到了增强。Office Professional Edition 2003 中的“保存”对话框中提供了用户的我的站点（或个人站点）作为保存内容的公共位置。另外，Microsoft Office Outlook® 2003 支持两个专业类型的站点：“会议工作区”和“文档工作区”站点。因为 Outlook 2003 会在用户要处理附件或组织与他人开会时为用户创建这些站点，所以信息工作者可以使用协作平台来与他人协作，而无需执行任何其他工作。

图 3 说明了信息工作者在协作平台上存储内容时所具有的选项。

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图 3.   简化的信息工作者存储选项

因为 Windows SharePoint Services 具有版本历史记录、分线索讨论和通过 Web UI 访问内容这样的功能，所以新的小组成员可以快速检查项目的历史记录并找到在一个位置组织的相关信息。要了解项目的历史记录，不必再检查过期的邮件线索。

组合门户和聚集内容

开包即用的门户提供了一个点，以便浏览器访问链接的小组站点，而且，用户不依靠可从企业中得到的信息就能够在门户上搜索链接的站点。另外，信息可以从链接的小组站点提交到门户。因此，从门户能够摘要地查看到这些小组站点中最重要的信息。此外，信息工作者还可以通过从文档的上下文相关菜单中选择添加到我的链接来跟踪其个人站点内的文档。

在某个门户存在之后，用户可以创建链接到该门户的小组站点。因此，小组乐意在项目进展过程中使用“自助服务”协作（而不生成 OTG 技术支持请求）。

由 OTG 提供的企业服务

OTG 共享服务可以节省小组的硬件费用、减少管理公共服务所需的工作，并且还为在企业内管理协作提供了一个公共范例。共享服务包括：

  • 搜索。   门户搜索范围自动设置为包括门户、所有相关的门户以及链接站点。例如，寻找特定产品测试模型的测试人员可以搜索该产品的门户，而不会淹没在与产品开发工作无关的测试模型中。
  • 通知。   每个区域的共享服务都将站点或文档的更改通知给用户。更改通知列在每个用户的个人站点中，以便用户可以在一个位置管理他们的通知。（站点还可以不依赖共享服务，而通过电子邮件提供通知。）
  • 受众。   管理员基于组成员资格或其他配置文件信息来定义受众。浏览站点的用户的体验和内容可以根据他们所属的受众来进行定制。例如，经理可以在人力资源网页上查看其他信息，因为他们属于“经理”受众。
  • 配置文件。   有关人员的信息从 Active Directory 导入到配置文件中并且出现在用户个人站点的默认公共视图中。

信息工作者的个人存储。   为了解决信息工作者的个人存储问题，OTG 向每个用户提供一个个人 Web 站点，用户可以在个人站点上存储文档，而不管该文档的类型、状态或最终目的是什么。个人站点有两个截然不同的视图：一个是只能供该用户使用的专用视图；另一个是组织中的其他人员也可以查看的公共视图。尽管专用视图是面向个人及其工作的，但个人站点仍是可供用户根据需要存储内容、共享内容和就内容进行协作的场所。另外，OTG 会将所有这些数据都作为平台的一部分进行备份。

个人站点的公共视图最初只由配置文件信息组成。用户可以用有关其自身、其技能、其背景甚至是其他个人兴趣的信息自定义站点。个人站点的公共视图可以是“自我介绍”和在组织中维护公共档案的强大方法。另外，用户可以设置向内容提供读取或写入访问权限的站点级和文档级权限，否则这些内容将只出现在用户的专用视图中。

集中存储。   为了满足 Windows SharePoint Services 的基础结构要求，OTG 将“存储区域网络”(SAN) 技术作为一项长期解决方案进行投资。因为协作平台中的内容主要存储在小组站点中，所以它将随着时间的推移而增加。虽然 SAN 的初始硬件成本比群集服务器高，但是向 SAN 中添加存储器而增加的成本比添加群集服务器低，而且针对 SAN 磁盘空间增加的支持和维护成本可以忽略不计。

因为组合了各种功能和服务的平台与以前的任何平台相比，更能满足信息工作者的要求，所以可以将存储器合并在一起，让用户以更低的成本使用。

端对端支持。   由于该平台由一个小组所有，因此简化了对 OTG 基础结构和最终用户的支持。既便问题通过属于该平台的多个产品跟踪，也可以由一个小组来管理这些问题。

站点生命周期管理。   在创建站点时，增强了管理功能和相关元数据集，从而使该平台能够删除过时或不再相关的站点。删除旧内容会降低总体存储容量要求和相关的支持成本。第二，协作服务所有者可以分析该元数据，以便更好地理解 Microsoft 员工如何使用该平台并相应地改善服务。

统一的协作策略降低了复杂性。   一致的方法和策略，并且一个小组负责，这样就使该平台对于信息工作者和 IT 员工保持一致。该平台具有明显的优势和清晰的方案，所以目前它会存在；而且该平台对于协作方案有着统一的考虑，所以它还会随着时间的推移而发展。

“集中负责”还使该小组能够协调通讯并提供一致的消息。员工工作效率培训围绕着工作方案来进行组织，而不是围绕产品和技术进行组织。例如，Microsoft 对于“文档工作区”和“会议工作区”站点的培训包括有关 Outlook 2003、Microsoft Word 2003 和 Windows SharePoint Services 的信息。

安全性

OTG 部署的协作平台只能供 Microsoft 企业网络上经过身份验证的用户使用。对于所有 SharePoint 站点的访问由“Windows 身份验证”控制。“财务”站点用独立的前端服务器承载，以便该站点可以利用自定义的 Web 部件，而不会因将其他代码放在承载基础结构的共享服务器上而导致潜在的安全性和可用性风险。

业务效益

协作平台既解决了信息工作者关注的问题，又解决了 OTG 关注的问题。使用“SharePoint 产品和技术”的具体好处通过获得的 IT 工作效率和在企业内部署单个平台的经济性而彰显出来。Microsoft 实现了以下业务效益：

信息工作者的工作效率更高

Microsoft 可通过协作平台所提供的下列功能来提高工作效率：

小组使用公用的协作功能。   因为工作人员使用熟悉的工具和环境（例如，Office Professional Edition 和 Internet Explorer），所以最终用户和技术支持培训要求会减少。

信息工作者可以查找和管理内容。   信息工作者可以将内容存储到小组站点或个人站点上、控制受众并方便地浏览或搜索以查找内容、在内容发生更改时收到通知。

SharePoint Portal Server 组织内容。   通过结合使用 SharePoint Portal Server 和 Windows SharePoint Services，该平台自动将相关站点链接在一起以形成一个知识网络。信息工作者可以在不具备 Web 开发技能的情况下维护门户，从而可将其精力集中在有效地创建和组织内容上。

企业创建知识资产。   Microsoft 受益于在组织范围内共享信息和实践经验。OTG 的共享服务便于在公司内进行通讯，而无需个别小组实现其各自的搜索、通知、受众和用户配置文件功能。因此，信息工作者能够在内容发生更改时发现他们所需的内容，并确定公司内与之协作的适当人员。

集中承载的 IT 服务非常经济

用一个基础结构为企业提供服务。   Microsoft Business Framework 组以大约 5,300 美元的成本使用着 OTG 拥有的门户平台，而不必只是为独立安装的硬件本身就要花费 Microsoft 12,000 美元以上。

信息工作者将精力集中在其业务上。   Microsoft Business Framework 小组估计，设置和维护其各自的 SharePoint Portal Server 硬件将需要两个全职员工。但是，这些职位已经分配给其他项目。

存储成本降低。   “SharePoint 产品和技术”上所需要的投资款项比 2001 年 SharePoint Team Services 所需要的投资在先期存储器成本上减少了四分之一。由于大量 SAN 磁盘空间相对于 SAN 基础结构更加便宜，而且生命周期管理策略将降低过期或不相关内容所需的存储比例，所以每 GB 的成本还会进一步降低。

支持模型得到简化。   由于该平台是集中的，所以支持问题通常由一个虚拟小组解决，这样就可以减少传递和通讯延迟，否则这种延迟会增加解决时间和支持成本。

“我们已经基于‘SharePoint 产品和技术’创建了一个非常紧凑的知识网络，在这里，从单独的信息工作者的文档到企业服务的一切内容都紧密集成在一起，并且可在这个 SharePoint 环境中查找和搜索。”

Joe McGinn

OTG 组经理

Microsoft Corporation

结论

承载的“SharePoint 产品和技术”协作平台是 Microsoft 内容管理策略的关键元素。OTG 不仅解决了它对于集中性、易于管理性和长期成本节约的要求，而且还解决了信息工作者与同事进行更加紧密协作的要求。

从 IT 操作的观点看，OTG 能够：

  • 将每 GB 的存储成本降低到以前平台的四分之一。
  • 实现一致的 IT 策略和支持过程。
  • 围绕站点寿命周期管理制定策略。
  • 提供一个企业级的高可用性、高可扩展性和易于管理的平台。

虽然 OTG 平台只是最近部署的，但部署小组预计它会被广泛采用。迄今为止，对于该服务的需求已经很高。在本白皮书发表时（大约在部署开始后的六个月），该平台承载着：

  • 9,000 个个人站点
  • 8,000 个“文档工作区”和“会议工作区”站点
  • 8,500 个顶级小组站点
  • 150 个门户

使用率是一个表示平台对信息工作者具有价值的指示器。虽然该平台的部署时间尚不足一年，但是由于 IT 效率提高而预计节省的成本已经显而易见。

© 2003 Microsoft Corporation 保留所有权利。

本摘要仅供参考。在本文中，Microsoft 没有任何明示或暗示保证。Microsoft、Active Directory、Outlook、SharePoint、Windows 和 Windows Server 是 Microsoft Corporation 在美国和/或其他国家或地区的注册商标或商标。此处提到的实际公司和产品名称可能是其各自所有者的商标。

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